Ta Reda På Ditt Antal Ängel

Tidshanteringsmatrisen: utnyttja din tid på bästa sätt

'Planer är ingenting; planering är allt. ' - President Dwight D. Eisenhower





Källa: rawpixel.com



Du får 24 timmar varje dag, och experterna säger att du ska spendera åtta av dem att sova. Det lämnar 16 fulla timmar för att få allt gjort som behöver göras. Så varför verkar det alltid som om det ALDRIG finns tillräckligt med timmar på en dag? Svaret på detta dilemma ligger i hur du hanterar din tid. En beprövad, men ändå enkel strategi du kan använda är tidshanteringsmatrisen. Den är utformad för att hjälpa dig att prioritera ditt ansvar så att du kan komma igenom dem alla med så lite stress som möjligt.

Tidshanteringsmatrisen är dock ingen magisk knapp. Det ger inte fler timmar till din dag eller ger dig övermänsklig snabbhet att slutföra dina jobb med ledig tid. Det kommer inte heller att sätta alla andra i en trance medan du tar dig tid att arbeta på dina uppgifter utan distraktioner - det är inte den typen av matris! Det som är bra med det är att det kan fungera för alla, men det finns vissa attityder och färdigheter du måste utveckla för att säkerställa att det fungerar för dig.



Vi börjar med att förklara hur själva matrisen och dess anslutning till USA: s 34: e president. Vi följer upp genom att lyfta fram fördelarna med matrisen och ge dig några användbara tips om hur du använder matrisen på bästa sätt för att få din 'Att göra' -lista klar!



Vad är tidshanteringsmatrisen?



Källa: Pixabay.com

Tidshanteringsmatrisen kallas ofta 'Eisenhower Matrix', 'Eisenhower Box' eller 'Eisenhower Decision Matrix.' Det beror på att president Dwight 'Ike' Eisenhower (1890 - 1969) krediteras för att skapa den och sägs ha använt den under sitt ordförandeskap. Ett annat namn som ofta förknippas med popularisering av matrisen är Stephen Covey (1932-2012). Han var en lärare, författare och affärsman som inspirerade andra med sina idéer om effektivitet och ledarskap. Covey diskuterar nyttan av Eisenhower Matrix i sin bok 'The 7 Habits of Highly Effective People.'

Eisenhower-matrisen är en kvadrat uppdelad i fyra kvadranter eller mindre rutor (två överst och två längst ner). Den använder fyra etiketter: Viktigt, inte viktigt, brådskande och inte brådskande. De överlappande etiketterna för varje kvadrant resulterar i följande arrangemang.



  • Quadrant One (uppe till vänster) - Viktigt och brådskande
  • Kvadrant två (uppe till höger) - viktigt men inte brådskande
  • Kvadrant tre (nere till vänster) - Brådskande men inte viktigt
  • Kvadrant fyra (nere till höger) - Inte brådskande och inte viktigt

Vi förväxlar ofta vad som menas med 'viktigt' och 'brådskande' och tror att de är desamma. Tidshanteringsmatrisen gör dock att det är nödvändigt att förstå skillnaden mellan dem. Dessa två ord är ansvariga för att ta matrisen utöver att vara ett enkelt tidshanteringsschema där du bara listar de aktiviteter du vill täcka under en viss period.

Viktig: Dessa saker är väsentliga för att du ska uppnå ett uppsatt mål. Du ser dem som mycket viktiga, oavsett om det är personligen eller för någon du bryr dig om.



Brådskande:Dessa saker måste göras direkt, vanligtvis för att försena dem kommer att få omedelbara konsekvenser för andra saker eller områden i ditt liv.



Du slutför matrisen genom att lägga till alla dina uppgifter i en kvadrant baserat på den etikettkombination som BEST passar den. Du kan omedelbart se hur tidshanteringsmatrisen tvingar dig att göra status, inte bara av alla saker du måste göra utan också hur du ser dem när det gäller relevans och efterfrågan på din tid.



Kvadrant ett: viktigt och brådskande

Detta segment av Eisenhower Matrix innehåller de uppgifter du har prioriterat högst. Dessa jobb är de som inte kan skjutas upp senare och måste behandlas omedelbart. Artiklarna här kan innehålla en snabb närmande tidsfrist för en klient eller din chef. Andra kan vara:



  • En medicinsk nödsituation
  • En familjekris
  • Sista minuten förberedelser för ett evenemang

Dessa ansvarsområden tenderar att vara de du inte kan delegera till någon annan och måste ta hand om dig själv. Även om du kan delegera dem, måste du övervaka detaljerna om hur de ska slutföras personligen.

I en idealisk värld, där du ständigt är uppdaterad med dina uppgifter, och det inte finns några nödsituationer, skulle Quadrant One vara tom! Vi vet dock alla att det aldrig är fallet. Så i princip borde Quadrant One-artiklar inte vara mer än en handfull. Att hålla Quadrant One på ett minimum görs genom att arbeta stadigt på sakerna i Quadrant Two. På så sätt blir det mindre stressande för dig om du måste justera matrisen och byta saker eftersom något kommer upp som har företräde framför allt annat.

Källa: rawpixel.com

Dessutom kan för många artiklar i det första segmentet av din tidshanteringsmatris vara en indikation på att du har för mycket på din tallrik eller att du har bitit av mer än du kan tugga. Ta en stund att granska var och en av dina Quadrant One-poster objektivt. Det är möjligt att några av dem bör vara i antingen kvadrant två eller kvadrant tre - inte riktigt så viktigt eller brådskande som du ursprungligen trodde.

Om din Quadrant One alltid överflödar kan du behöva tappa några av dina ansvarsområden för att se till att din hälsa och sanitet inte urholkas av berget av brådskande och viktiga saker du måste göra.

Kvadrant två: viktigt men inte brådskande

Här placerar du de saker som är viktiga på medellång och lång sikt - saker du kan välja att ta itu med lite åt gången. Kvadrant två visar sig vara till stor hjälp när det gäller strategisering eller planering för framtiden. Dessa jobb förtjänar en skälig andel av din uppmärksamhet (det är trots allt varför du märker dem som viktiga!) Deras slutförande är dock inte en angelägen fråga. I slutändan siktar du på att huvuddelen av dina uppgifter ska falla i Quadrant Two.

Detta segment av din tidshanteringsmatris kan reserveras för aktiviteter som bidrar till ditt allmänna välbefinnande - din fysiska, mentala och emotionella hälsa. Saker som träning, schemalägga semester eller spendera kvalitetstid med familj och vänner. Andra möjliga kvadranter Två föremål inkluderar:

  • Träningskurser
  • Professionell utveckling
  • Förbereder för ett evenemang
  • Håll dig uppdaterad med nyheterna
  • Tid på planering

Om det är möjligt är delegering av ansvar och användning av lagarbete två mycket bra sätt att hantera Quadrant Two-saker. Så gör det också en poäng att ägna tid åt din Quadrant Two-aktiviteter även om de inte är av största vikt. Om du har för vana att skjuta upp dem, finns det den mycket verkliga risken att dessa föremål överförs till din Quadrant One och stressar dig.

Ett snabbt exempel är alltid att fördröja den professionella utvecklingen tills du plötsligt inser att ditt jobb nu är på väg eftersom du misslyckades med att uppgradera dina kvalifikationer och hålla dig uppdaterad med utvecklingen inom ditt expertområde. Kraschkurser, snabbkorrigeringar och att behöva övertyga din chef att du gör, i själva verket ser professionell utveckling som viktig och kommer att sträva efter förbättringar, kommer bara att stapla på stressen.

Kvadrant tre: brådskande men inte viktigt

Objekt i kvadrant tre ses vanligtvis som distraktioner eller avbrott som hindrar dig från att slutföra jobben i kvadranter ett och två. De dyker upp med en känsla av brådska, som att telefonen ringer, men de är inte nödvändigtvis viktiga. Kvadrant Tre poster kommer att innehålla:

Källa: rawpixel.com

  • Några möten
  • Några telefonsamtal
  • Några e-postmeddelanden

Att fylla i kvadrant tre tenderar att vara knepigt och beror på att du förstår vad som är viktigt kontra vad som är brådskande.

Ett bra exempel på vad som händer här är att det tredje 3-timmarsavdelningsmötet för månaden där du känner till samma frågor som tidigare kommer att bli tvättad igen. När det är över går alla tillbaka till sin verksamhet som vanligt. Du ser inte mötet som viktigt, men din chef är säker på att det är så det är angeläget att du är där - du kan inte skjuta upp det.

När det gäller objekten i Quadrant Three, gå med att delegera så mycket av dem som du kan. Du kan fortfarande behöva kontrollera utvecklingen för alla objekt du har delegerat för att se till att det görs effektivt och effektivt. Annars kan det komma tillbaka till dig med ännu större brådska än det ursprungligen krävde.

Dessutom behöver det ansvar du delegerar inte vara till en verklig person. Du kan till exempel lita på att röstbrevlådan tar några av dina telefonsamtal medan du sköter de viktiga frågorna med Quadrant One och Two. Senare, när du inte är så upptagen, kan du gå igenom meddelandena för att ta reda på vad de handlade om och hantera var och en efter behov, kanske genom att återvända samtalet.

Kvadrant fyra: inte brådskande och inte viktigt

Om du flitigt fyller i de tre första kvadranten i din Eisenhower Matrix, kan du bli positivt överraskad av antalet saker du slutar förflytta dig till Quadrant Four! Dessa saker är i allmänhet dåliga, oproduktiva vanor som varken är viktiga eller brådskande. De tenderar att störa din dag och gör inget annat än att sätta dig i vägen för att du utför uppgifter som antingen är viktiga, brådskande eller båda.

Saker som att ständigt checka in på dina sociala mediekonton och:

  • Tittar på tv i timmar
  • Surfa utan mål online
  • Telefonsamtal som handlar om skvaller

Dessa tidskrävande kommer ofta i skenet av att vara brådskande - till exempel en varningsmeddelande på din telefon, men de är aldrig viktiga. Att placera dem i Quadrant Four i din tidshanteringsmatris är det första steget i att befria dig från dem. Din tid kan spenderas mycket bättre på saker i de andra tre kvadranten - saker du har bedömt ha någon viss betydelse eller brådska.

Naturligtvis är det alltid viktigt att hitta tid att koppla av och varva ner och ibland kan det vara brådskande. Rutinmässigt driva triviala och oproduktiva sysslor är dock den typ av sak du bör försöka eliminera från dina dagliga aktiviteter.

ser blod i drömmen

Använda din tidshanteringsmatris effektivt

Gör det regelbundet

Det finns ingen strikt regel om hur ofta du ska skriva en tidshanteringsmatris. Det beror på dina omständigheter, arbetsbelastning och arten av de uppgifter du måste slutföra. Vissa personer tycker att det är praktiskt att granska och uppdatera matrisen varje vecka. Andra föredrar att arbeta med det dagligen, ta bort och lägga till uppgifter efter behov. Oavsett vilket intervall du väljer, försök att avsätta en viss tid för att arbeta på din matris, eftersom det hjälper till att säkerställa att den blir klar.

Källa: Pixabay.com

Skriv ner det

När det gäller planering är det alltid en bra vana att skriva ner saker, antingen med penna och papper eller på din PC, surfplatta eller telefon. Själva att skriva, i kombination med den visuella matris du skapar, hjälper båda till att utveckla dina tankeprocesser när du sorterar igenom de uppgifter som finns. Det är en bra idé att hålla din tidshanteringsmatris på en plats där du kommer att se den ofta - hemskärmen på din dator eller en strategiskt placerad papperskopia, fungerar bra.

Tidshanteringsmatrisen är avsedd att göra mer än att hjälpa dig med att slutföra dina uppgifter. Det är också ett sätt för dig att gå tillbaka och sätta lite perspektiv på hur du ser på alla saker du vill göra. Att fysiskt skriva ner matrisen hjälper dig att göra det.

Lägg till information

Tänk på detaljerna du lägger till i din matris som det första steget i att ta itu med alla dina uppgifter - en slags attackplan. När du placerar varje uppgift i Eisenhower Matrix kan du klargöra dina uttalanden, lägga till anteckningar, dela upp ett stort jobb i mindre och sedan lägga till separata prestationstider för dem.

Vara rörlig

Din tidshanteringsmatris är inte gjuten i sten. Oväntade händelser som kanske är viktiga eller brådskande kan dyka upp när som helst och kasta dina noggrant planerade planer. Du kanske upptäcker att objekt byter plats och hoppar från en kvadrant till en annan.

Du kan till exempel ha placerat ett jobb med en avlägsen deadline i Quadrant Two (viktigt men inte brådskande). Om omständigheterna leder till att du inte kan delta alls eller så mycket som du skulle ha velat, kan du upptäcka att tidsfristen plötsligt tränger över huvudet med en hel del av jobbet fortfarande ofullständigt. Det betyder att du måste stöta på det specifika jobbet till Quadrant One (viktigt och brådskande) för att säkerställa att dess deadline nås.

6 fördelar med att använda tidshanteringsmatrisen

  1. Du lär dig att prioritera: Förmågan att känna igen de saker som är viktiga och skilja dem från de obetydliga distraktionerna omkring dig är en ovärderlig färdighet. När du arbetar med tidshanteringsmatrisen kommer du att upptäcka att prioritering blir mer intuitivt. Det vill säga att du snabbt kan bedöma uppgifterna om deras relevans och brådskande och sedan skräddarsy din inställning för att passa dem.
  2. Du blir mer organiserad:Eisenhower Matrix lägger till ordning på hur du tar itu med ditt ansvar. Så istället för att arbeta slumpmässigt vet du vilka jobb som ska göras först och vilka du kan sprida över en period.
  3. Du lär dig att släppa taget:Det är inte bara de distraktioner som du lär dig att släppa när du förlitar dig på din tidshanteringsmatris för att vägleda dig i att utföra dina uppgifter. Du lär dig också att inse när du inte kan ta på dig fler ansvar och när det är dags att skicka några av dina uppgifter till andra.
  4. Du lär dig självdisciplin:Självdisciplin är medvetet att ta kontroll över ditt beteende. Det handlar om att vara mer fokuserad på positiva handlingar när du ger upp negativa. Denna egenskap växer naturligt ut ur de tre första fördelarna med matrisen: prioritering, organisering och undvikande av distraktioner.
  5. Du når mer:Genom att vara mer organiserad och undvika tidsödande aktiviteter lägger du mer av din tid på det som betyder något, genom att arbeta igenom din att-göra-lista i mycket snabbare takt. De 16 timmarna på dagen verkar plötsligt inte så korta!
  6. Du är mindre stressad:Mycket av den stress vi upplever kommer ofta från att ha för mycket att göra på en gång och känna att vi inte kan ägna tillräckligt med tid till varje aktivitet. Med tidshanteringsmatrisen börjar du hålla koll på dina uppgifter och möta tidsfrister, vilket eliminerar mycket stress.

Källa: rawpixel.com

Vissa personer kan flitigt implementera ett arbetsblad för tidshantering, som matrisen, helt och hållet. För andra är dock lite råd och vägledning från en utbildad professionell den perfekta katalysatorn för att komma igång. Har du problem med kronisk fördröjning, är du ständigt dåligt organiserad eller ständigt distraherad av sakerna 'Inte viktigt och inte brådskande' i livet? Ju tidigare du söker hjälp, desto snabbare kan du börja se skillnaden som tidshanteringsmatrisen kan göra för dig.

Dela Med Dina Vänner: